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长沙市司法局关于印发《长沙市公证执业管理办法》的通知长司发〔2015〕41号 局属各公证处、机关各相关处室：现将《长沙市公证执业管理办法》印发给你们，请认真抓好落实。长沙市司法局2015年12月31日长沙市公证执业管理办法 第一章 总则第一条为规范公证执业，提高公证质量，确保公证文书真实合法，根据《中华人民共和国公证法》、《公证机构执业管理办法》、《公证员执业管理办法》、《公证程序规则》等法律法规和规章，结合我市实际，制定本办法。第二条公证机构办理公证，应当严格遵守法律，严格遵守公证执业规范和执业纪律，坚持客观、公正、实事求是的原则。第三条 公证机构须完善内部管理，加强风险防范，建立健全出证审批、质量检查、执业过错责任追究制度，加强公证员的管理、培训和执业监督。第四条公证机构依法独立行使公证职能，独立承担民事责任，任何单位、个人不得指令、胁迫公证机构违法办理公证事项。第五条公证员受公证机构的指派办理公证业务。禁止未取得公证员资格的工作人员以公证员名义办理公证事项，未取得涉外公证员资格的公证员不得办理涉外公证事项。第六条公证员和公证机构的其他工作人员不得泄露公证业务活动中知悉的国家秘密、商业秘密或者个人隐私。第七条 公证机构及公证员违反本《办法》，司法行政机关将依据《中华人民共和国公证法》、《行政处罚法》、《公证程序规则》等法律法规和规章进行调查和处理。公证机构、公证机构负责人、公证员遵守执业规范和执业纪律情况作为年度考核、奖惩评优、职称评定的重要指标。 第二章 执业区域第八条 公证机构应当在核定的执业区域内受理业务，不得超执业区域办理公证事项。公证机构不得私自设立办事处、联络点、联系点、办证室等办证点。第九条 公证机构不得采取给予佣金、回扣、降低收费标准等不正当手段争揽公证业务，一经查证属实，按照《中华人民共和国公证法》第四十一条规定处罚。第十条 公证机构应当坚持统一受案、统一编号、统一按收费标准收取公证费，不得降低收费标准或者乱收费。 第三章 公证受理第十一条 公证机构应当依据《公证程序规则》受理公证申请。受理申请后，应当向申请人发送书面受理通知单。申请人或其代理人应当在回执上签收。对不符合规定条件的申请，公证机构有权不予受理，并告知申请人。第十二条 公证机构受理公证申请后，应当书面告知当事人公证的法律后果、相应的权利和义务。告知的形式可以是书面告知；或者询问时口头告知，但告知的内容、方式应当记录存档。当事人阅读文书有困难，应当采用宣读方式告知并记入询问笔录，然后由当事人签名或以捺指印确认。第十三条 公证机构应当告知当事人公证收费标准。公证费可以预收，也可以约定分期收取。公证事项办结后，经核定的公证费与预收数额不一致的，应当办理退还或者补收手续。第十四条 公证机构负责人有权根据公证员的业务素质、办证质量和公证事项的难易程度等因素，对公证员予以授权。 第四章 公证审查第十五条 公证机构受理公证申请后，应当按照《公证程序规则》和长沙市司法局《关于规范公证执业行为和统一公证书及案卷格式的指导意见》（以下简称市司法局《指导意见》）进行审查。第十六条 公证机构对自然人身份的审查应严格按照《公证机构审查自然人身份的指导意见》执行。公证员对当事人资格的审查，应当符合市司法局《指导意见》的要求。第十七条 公证员对当事人提供的证明材料和文书上的签名、盖章或捺指印、日期的审查，应当符合市司法局《指导意见》的要求。第十八条 公证员在审查中，认为当事人提供的证明材料不充分、不完备或者有疑义的，可以要求当事人作出说明或者补充证明材料。当事人拒绝说明或者补充的，应该不予办理。公证员在审查中，认为申请公证的文书内容不完备、表达不准确的，应当指导当事人补正或者修改。当事人拒绝补正、修改的，应在工作记录中予以注明。第十九条 公证员对公证事项以及证明材料，应当依据《公证程序规则》第二十七条规定的方式进行核实，或者委托异地公证机构代为核实或前往异地核实。有关单位或者个人拒绝协助的，可以书面告知其应当依法履行《中华人民共和国公证法》第二十九条规定的协助义务。第二十条 公证员在询问申请人、关系人、证人时，如果认为其他人员在场可能影响被询问对象独立作出意思表示的，可以要求其他人员回避。第二十一条 询问笔录应当符合市司法局《指导意见》的要求。严禁公证人员要求当事人在空白的询问笔录纸上签名或捺指印。询问笔录有增删、涂改的，应当由被询问人在增删、涂改处签名或捺指印确认。第二十二条 申请人应当亲自在申请表、受理通知单、询问笔录、告知书、提交的证据材料复印件和发送回执等材料上签名或者盖章。不能签名盖章的，当事人可以捺指印，公证员应当在谈话笔录中予以注明，并制作申请人的指纹卡存卷。第二十三条 当事人在表格、文书、材料以捺指印方式确认的，当事人应统一使用右手大拇指捺指印，右手大拇指缺失的使用右手食指捺指印，依此类推；右手缺失或右手丧失功能的，使用左手。第二十四条 公证员应当要求当事人提供第二代居民身份证原件，居民身份证按原比例正反两面复印在同一张纸的同一面上。第二十五条 公证机构进行核实，制作询问笔录，开展现场勘验，或者委托鉴定，应当遵守《公证程序规则》的规定。 第五章 出具公证书第二十六条 公证机构应在《公证程序规则》规定的时间内出证。第二十七条 公证机构负责人或其授权的公证员应按照《公证程序规则》第四十一条的规定对公证书及相关证明材料进行审批。禁止“未办先批”和“未批先发”，按规定不需要审批的公证事项除外。第二十八条 公证机构负责人或其授权的公证员不得审批自己承办的公证事项（主办公证员除外）。重大、复杂的公证事项，应当提交公证机构集体讨论，参加讨论的公证员不得少于三人，必要时可以咨询有关专家或请示上级主管部门，讨论情况和意见应当详细记录归档。 第二十九条 公证书的内容和使用的文字应当符合《公证程序规则》的要求。要求采取要素式制作的公证书，应当按照要素式格式制作。第三十条 公证文书格式统一应当符合市司法局《指导意见》的要求。第三十一条 公证机构印章和公证员签名章应当符合司法部办公厅《关于公证机构印章和公证员签名章等事宜的通知》的要求。 第三十二条 公证书出具后，公证机构应当告知申请人或其代理人领取。当事人领取公证书时应在回执上签名并注明日期。申请人为数人的，应当分别签收。代理人领取公证书的，应当提交授权委托书或在询问笔录中有授权记录，公证人员核对代理人身份证件后留复印件存档。第三十三条 公证机构也可以应申请人的请求发送公证书，发送所需费用由当事人承担。发送回执由申请人或其代理人签名确认。 第六章 特别规定第三十四条 有《公证程序规则》第四十八条规定或者第五十条规定情形之一的，公证机构应当不予办理公证或者终止公证。不予办理公证和终止公证的决定应当书面通知当事人或其代理人，已经收取公证费的应酌情部分或者全部退还。第三十五条 公证机构办理现场监督类公证，应当遵守《公证程序规则》的规定，可以全程录像并拷贝存档。第三十六条 公证机构办理遗嘱公证，应当遵守《遗嘱公证细则》的规定。除公证人员、立遗嘱人、代书人、见证人、遗嘱执行人及必要的医护人员外，其他人员不得留在公证办理现场。公证员应当全程录像并拷贝存档。撤销或变更公证遗嘱适用与遗嘱公证相同的程序。第三十七条 公证机构办理保全证据公证，应当遵守《中国公证协会办理证据保全公证的指导意见》的相关规定。办理保全证据公证可以全程录像并拷贝存档。第三十八条 债务人不履行经公证具有强制执行效力的债权文书的，公证机构可以根据债权人的申请，依照《中国公证协会办理具有强制执行效力债权文书公证及出具执行证书的指导意见》的有关规定办理。第三十九条公证机构对已出证的履行期限长、标的数额大和风险高、有一定社会影响的公证事项，应定期或不定期回访，及时、妥善地解决回访中发现的问题和隐患，做好后续服务。 第七章 公证登记和立卷归档第四十条 公证机构应当按照《公证程序规则》第五十七条的要求填写公证登记簿，建立分类登记制度。公证登记簿按年度建档，同时制作纸质版和电子版两个版本永久保存。第四十一条 公证机构应当按照《公证程序规则》第五十八条、第五十九条、第六十条和《公证档案管理办法》及《司法部公律司关于公证案卷排列顺序的复函》和市司法局《指导意见》的要求立卷归档。公证收费凭证的存根或复印件应当入档。第四十二条 公证机构应当配备档案管理人员，负责对归档卷宗的检查、管理、查阅、登记等。归档卷宗不符合规定的，档案管理人员应将不合格卷宗退还给承办人重新整理、补正后再行归档。第四十三条 公证申请人提交的材料中有传真件、复写件以及圆珠笔、纯蓝墨水书写等不适宜长期保留的材料的，应当在复印后附卷归档。 第四十三条 随卷归档的录音带、录像带、光盘等声像档案，应当逐盘登记，定期检查，防止磁化；对重要的录音带、录像带、光盘等声像档案应保存电子数据文档备份。声像档案原版一般不得外借；确需外借的，须经公证机构负责人批准。 第八章 公证复查和责任追究第四十四条 公证机构应按照《中华人民共和国公证法》和《公证程序规则》的规定，处理复查事项。当事人或利害关系人的复查申请超过复查期限的，公证机构不予复查。对被撤销的公证书应当公告，同时报省公证协会备案。第四十五条公证员明显违反办证程序或者对公证事项中的不真实、不合法的内容未尽应有的审查职责而作出的错误公证为错证；公证员明知当事人申请公证的行为、事实或文书不真实或者与国家法律、法规和政策相违背而故意作出的虚假公证为假证。公证机构对错证、假证应当及时予以更正或者撤销，并采取补救措施。第四十六条 公证机构对司法行政机关交办复查的公证案件应当及时调查核实，并如实报告办理情况和结果。第四十七条公证机构及公证员因过错给当事人、利害关系人造成损失的，按《公证程序规则》六十九条规定处理。发生大额公证赔偿或者出具错证、假证造成严重后果的，公证机构负责人应承担相应责任。 第九章公证质量检查第四十八条公证机构应当每季度对公证质量进行一次自查。对自查中发现的问题要及时纠正。有重大质量问题的，应立即向主管部门报告。第四十九条司法行政部门定期组织公证质量检查，对检查结果予以通报，对存在的问题应责令限期整改。公证质量检查可以采取集中检查、专项检查、随机抽查、个案检查等形式进行。重点检查公证程序、法律适用、公证文书、公证档案等。第五十条对公证质量检查中发现的存在问题的公证书，公证机构应当按照《公证程序规则》六十三条规定予以处理。第五十一条 出现公证质量问题，承办公证员、审批人分别承担相应责任：（一）为不合法的事项出具公证书的，承办人和审批人共同承担责任；（二）因公证词表述存在严重错误或严重违反程序的，公证员承担主要责任，审批人承担次要责任；（三）证据材料不真实、不充分的，公证员承担全部责任,但公证员履行了核实义务的除外；（四）私自出具公证书的，公证员承担全部责任；（五）拒不执行审批意见的，公证员承担全部责任。 第十章 附则第五十二条 本办法由长沙市司法局负责解释。第五十三条 本办法自公布之日起施行。